Forretningsorden for bestyrelsen i
Idrætssamvirket Brønderslev
Retningslinjer for forretningsorden.
Bestyrelsen skal sikre, at Idrætssamvirket Brønderslev ledes i overensstemmelse med vedtægterne, formål og inden for lovgivningens rammer.
Det påhviler bestyrelsen at administrere de økonomiske midler på en måde, der sikrer Idrætssamvirkets formål bedst muligt.
Konstituering.
Bestyrelsen konstituerer sig på bestyrelsesmødet efter generalforsamlingen iflg. vedtægterne §5, stk.3.
Tegningsret.
Foreningen tegnes generelt af formanden. Og iflg. Vedtægterne §5, stk. 5 økonomisk af kassereren. Ved økonomiske dispositioner over kr. 10.000,00 kræves underskrift af såvel formand og kasserer.
Formand og kasserer har begge adgang til Idrætssamvirket Brønderslevs konti, netbank mm. Kassereren råder over Idrætssamvirket Brønderslevs dankort til brug for den daglige drift.
Bestyrelsesmøder og ledelse.
Bestyrelsen udgør ifl. § 5 stk. 3 Idrætssamvirket Brønderslevs ledelse, og træffer som sådan bindende beslutninger på Samvirkets vegne, repræsenterer dette udadtil i forhold til medlemskreds, samt fører nødvendige forhandlinger med Brønderslev Kommune og andre offentlige myndigheder, eksterne organisationer, interesse – og samarbejdspartnere, m.v.
I perioden mellem bestyrelsesmøderne tegnes Samvirket af formanden og kassereren, som kan træffe dispositioner på Samvirkets vegne.
Disse beslutninger og dispositioner fremlægges efterfølgende på førstkommende bestyrelsesmøde.
Der afholdes 5 – 8 bestyrelsesmøder om året samt efter behov. Herunder et årligt strategiseminar.
Der lægges en plan for bestyrelsesmøderne for 1 år af gangen.
Indkaldelse til bestyrelsesmøder.
Dagsorden inkl. evt. bilag udsendes senest 5 dage før bestyrelsesmødet.
Forslag, der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest 8 dage før bestyrelsesmødet
Bestyrelsens beslutningsdygtighed og beslutningsprocedurer.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig i henhold til de til enhver tid gældende vedtægter § 5 stk. 4.
Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal.
I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Beslutningsreferat udsendes senest 8 dage efter bestyrelsesmødet.
Dagsorden for bestyrelsesmøder skal mindst indeholde:
- Godkendelse af referat
- Hvor er vi henne med… / opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde
- Siden sidst
- Bordet rundt
… bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
… andre
- Kursusudgifter / økonomi
- Næste møde
- Evt.
Forhandlingsprotokol / referater.
Formanden leder møderne og drager omsorg for, at alle beslutninger føres til referat.
Den valgte sekretær er ansvarlig for førelse af referat/forhandlingsprotokol ved møderne.
Referatet skal indeholde ovenstående faste punkter på hvert bestyrelsesmøde.
Sekretæren er ansvarlig for, at foreningens referater mm inkl. bilagsmateriale, opbevares på betryggende vis.
Kommunikation mellem bestyrelsesmøderne.
Skulle der opstå simple hastesager, hvor formanden ikke mener at kunne træffe endelig beslutning, kan disse afgøres ved skriftlig afstemning på mail med en angivet svarfrist.
Efter udløb af svarfrist meddeles resultatet af afstemningen til samtlige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det, skal en beslutning sat til skriftlig afstemning udskydes. Punktet sættes på dagsorden ved næstkommende bestyrelsesmøde.
Inhabilitet
Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af punkter på dagsorden, sager eller aftaler, hvori pågældende har en væsentlig interesse.
Udvalg
Der kan i forhold til den daglige ledelse af bestyrelsen nedsættes de udvalg, der efter bestyrelsens opfattelse er behov for.
Økonomi / Årsregnskab / årsrapport
Kassereren fører regnskabet løbende i Conventus, og fremlægger aktuelle økonomiske informationer og evt. balance under dagsorden pkt. 5.
Foreningen tegnes økonomisk af formanden og kassereren.
Årsregnskabet skal godkendes på et bestyrelsesmøde senest ultimo februar.
Tavshedspligt
Bestyrelsesmøderne er lukkede. Gæster kan inviteres.
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer, som medlem af bestyrelsen og suppleanter til denne.
Ændringer og godkendelse af forretningsorden.
Ændringer i nærværende forretningsorden kan til enhver tid foretages af bestyrelsen, såfremt der opnås flertal herfor.
Forretningsorden skal godkendes på første møde efter en generalforsamling.
Brønderslev, den 12.05.2020
Vedtaget på bestyrelsesmøde 20.05.2020
Søren Krog Jensen Klaus Klæstrup Poul Lønbro
Jes Jacob Gitte Hviid Christiansen